Инструкция MoneyPOD для сервисных компаний

Первый день

Регистрация, пример, услуги, витрина и команда — по шагам на главной.

1. Пример. На главной нажмите «Заполнить примером»: клиенты, заказы, закрытые работы и расходы. Посмотрите, как они связаны, затем «Удалить пример».
2. Услуги. «Настройки → Услуги и справочники»: одно поле названия достаточно, описание и цена — по желанию. Цветной маркер у услуги красит заказы в календаре и делит витрину на разделы.
3. Витрина. «Витрина → Публикация»: проверьте адрес и контакты, включите «Опубликована», отправьте ссылку клиентам.
4. Команда. «Команда → Добавить сотрудника»: с входом на сайт или «Только Telegram» (код для бота).
5. Первый заказ. «Календарь → Новый заказ», после работы — «Закрыть заказ» с суммой и выплатами.

1. Карточка примера и «Удалить пример».
2. Плитки дня: заказы, заявки, деньги.
3. Поиск (⌘K или Ctrl+K).
4. «Сообщить о проблеме».

Как устроен экран

На компьютере меню слева, на телефоне — панель внизу. Разделы одни и те же.

• Меню слева — узкая полоса значков. Наведите мышь, и появится название. Кнопкой внизу меню можно закрепить развёрнутым.
• Группы: Работа (главная, календарь, заявки, задачи, клиенты), Деньги («Финансы»: сводка, расходы, фактуры, выплаты, аналитика), Компания (витрина, автопарк, документы, команда, журнал), Система (настройки, тариф).
• Телефон: внизу пять кнопок — два раздела, календарь в центре, ещё раздел и «Меню». Какие разделы стоят на панели, выбирается в «Настройки → Интерфейс».
• Поиск по клиентам, заказам и задачам — ⌘K (Mac) или Ctrl+K, на телефоне — в «Меню».
• «?» рядом с названием раздела — короткая подсказка, что здесь делать, и ссылка на эту инструкцию.

Заказы и календарь

Каждый заказ — карточка в календаре: дата, услуги, клиент, исполнители. Деньги появляются после закрытия.

1. «Новый заказ».
2. Нажмите на день — справа его заказы.
3. Карточки заказов дня.
4. Вкладки календаря и «Все заказы».

• Новый заказ: дата и время (или «Отложенный заказ» без даты), услуги, клиент (поиск по имени и телефону), исполнители, адрес, чек-лист, заметки.
• Исполнители получают уведомление в Telegram и на телефон.
• Цвет заказа — маркер услуги из «Настройки → Услуги и справочники».
• После работы — «Закрыть заказ»: сумма, выплаты, способ оплаты (раздел Закрытие заказа).

Заявки

Обращения клиентов с витрины и предложения сотрудников — принять или отклонить.

• Клиент выбирает услугу на витрине и оставляет контакт — заявка появляется в «Заявки», в Telegram и уведомлением на телефон.
• «Принять» создаёт заказ в календаре; клиент получает подтверждение (письмом или SMS, если они подключены).
• «Отклонить» — клиенту уйдёт вежливый ответ, заявка останется в истории.
• Вкладка «От сотрудников» — что сотрудники предложили из бота.

Бригада в Telegram

Работнику не нужен компьютер и почта: заказы, напоминания, заработок и связь с компанией — в боте.

Подключение

«Команда → Добавить сотрудника → Только Telegram»: имя и телефон, «Получить код». Отправьте работнику ссылку или код — он открывает бота @moneypod_bot, и бот сразу показывает его заказы. Язык бота подстраивается под Telegram: русский, польский, украинский или английский.

Что видит работник

🆕 Вам назначен заказ
📅 пт, 24 октября · 09:00
📌 Переезд квартиры
📍 ul. Puławska 12 → ul. Grochowska 300
👥 Тарас, Сергей (вод.) · 🚗 WX 1111A
📞 +48 600 100 200
Подробности — в «🧰 Мои заказы».

[⚠️ Не смогу] [🧾 Открыть заказ]

• «🧰 Мои заказы» — заказы по дням: время, адреса, маршрут, машина, напарники, заметки и чек-лист «Что нужно в заказе». Денег клиента работник не видит.
• «🔔 План на завтра» — вечером (18:00–21:00) один список на завтра вместо отдельных напоминаний.
• «⏰ Напоминание: примерно через час» — перед заказом с указанным временем.
• Изменения приходят как «🔄 Заказ обновлён» с «Было → Стало». Ночью (22:00–07:00) бот молчит и в 07:00 присылает одно сообщение «🌅 Пока вы отдыхали». Отмены и заказы до 10 утра — сразу.
• «💰 Заработок» — начислено за месяц, выплачено и «Остаток к выплате». Выплата приходит сообщением «💵 Выплата 200 zł · за октябрь».

«⚠️ Не смогу»

Кнопка есть в уведомлении, в карточке заказа и в напоминании. Работник выбирает причину (накладка по времени, заболел, своя), а владелец и менеджеры получают карточку «⚠️ Тарас не сможет…». С заказа никто не снимается автоматически — решает менеджер; в «Распределении» у имени появится «не сможет».

Сообщения компании

Любой текст работника боту («опаздываю на 20 минут») приходит владельцу и менеджерам как «💬 Сообщение от работника» с кнопкой «↩️ Ответить». Ответ придёт работнику в бот.

Рабочие группы в Telegram

Бот публикует в вашей рабочей группе график на завтра — без адресов, клиентов и денег.

1. Добавьте бота @moneypod_bot в свою группу бригады.
2. Напишите в группе /connect — от имени владельца или менеджера.
3. В «Настройки → Уведомления → Рабочие группы Telegram» выберите время вечерней публикации (по умолчанию 19:00).

🗓 План на завтра · пт, 24 октября
09:00 · Тарас, Сергей (вод.) — Переезд квартиры · 🚗 WX 1111A
13:00 · Ольга — Грузчики · ⚠️ пересечение
⚠️ без бригады — Вывоз мусора

• Если график поменялся, бот правит сообщение на месте и дописывает «🔄 Обновлено в 17:40».
• Отправить сейчас — /schedule в группе, «📤 График в группу» в боте («⚙️ Ещё») или «Отправить сейчас» на сайте.
• /disconnect — отключить группу.

Закрытие заказа

Самый важный шаг: только после него заказ попадает в доходы, а людям начисляется заработок.

Карточка заказа → «Закрыть заказ».

1. Фактическая стоимость каждой услуги.
2. Выплата каждому исполнителю: сумма или процент от заказа.
3. «+ Премия или штраф» к этому заказу.
4. Как заплатил клиент: наличные, карта, BLIK, перевод.

• Выплата обязательна для каждого. Работал бесплатно — впишите 0. Забыли кого-то — «+ Добавить исполнителя».
• Бонус за приведённый заказ. Если заказ привёл сотрудник, появится строка бонуса: подтвердите сумму или поставьте 0.
• Работа для компании (по фактуре) закрывается без цены: деньги придут с фактурой, см. Фактуры.
• Работник узнаёт о начислении в боте: «✅ Закрыт · начислено 250 zł».
• После закрытия вы остаётесь на экране, а уведомление «Открыть в сводке» ведёт к записи.

Выплаты

Кто сколько заработал за месяц, сколько уже получил и сколько осталось. Заработок начисляется при закрытии заказа.

«Финансы → Выплаты». Сверху — переключатель месяца: с 1 по 10 число по умолчанию открыт прошлый месяц (время рассчитаться), потом — текущий.

1. Месяц ‹ ›.
2. Итоги месяца: начислено, выплачено, осталось.
3. «Кому сколько» — по каждому человеку: работы, премии и штрафы, выплачено, остаток.
4. Выплата и расчётный лист человека за месяц.

Как провести выплату

1. Выберите человека, впишите сумму (подсказка — весь остаток).
2. Проверьте «За какой месяц»: до 10-го числа это прошлый месяц, позже — аванс за текущий. Можно поменять.
3. «Подтвердить и провести выплату». Работнику в Telegram придёт «💵 Выплата … · за октябрь».

• Выплата сама создаёт расход «Выплата зарплаты» — второй раз вносить не нужно.
• Переплата или повторная выплата за месяц — MoneyPOD предупредит, но не запретит.
• Месяц выплаты можно исправить потом в истории выплат.
• Премии и штрафы вне заказов (за месяц, за поломку) — кнопка «Премии и штрафы».
• Тёзки считаются отдельно, по аккаунту, а не по имени.

Фактуры

Две вкладки: «Выставленные» (вы — клиенту) и «Полученные» (поставщик — вам). Видно, кто и когда должен заплатить.

1. «Выставленные» и «Полученные».
2. Статус: «Оплачена», «Ждём оплаты до …», «Просрочена N дн.».
3. Фильтры и месяц.

Фактура за период

Для фирм, которые платят раз в месяц: «Выставить фактуру» → фирма → период. MoneyPOD покажет закрытые работы этой фирмы и открытые заказы периода — отметьте нужные («Выбрать все работы периода»). Открытые заказы закроются вместе с фактурой; для каждого работника MoneyPOD спросит выплату за заказ. Будущие заказы в фактуру не попадают.

• Срок оплаты — дата фактуры + срок клиента (по умолчанию 14 дней).
• Оплата пришла — «Отметить оплаченной». Только тогда фактура входит в доход.
• Удалить оплаченную фактуру MoneyPOD даст только с подтверждением.

Полученные фактуры

Счета поставщиков (топливо, ремонт, аренда) — это расходы со сроком оплаты: «Расходы → Фактура поставщика». Неоплаченные видны в «Сводке» и на главной как «К оплате».

Расходы

Топливо, мойка, штрафы, ремонт — всё, что тратит компания. Двадцать секунд на расход.

1. Сумма и дата.
2. Категория. Свои категории — в «Настройки → Услуги и справочники».
3. «Фактура поставщика»: номер, НДС, срок оплаты, оплачено или нет.
4. Машина и заказ — расход появится в карточке машины и в стоимости заказа.

• Фото чека или PDF — «Прикрепить фото или PDF».
• Список расходов — справа и в «Сводке»; нажмите, чтобы исправить.
• Выплата зарплаты сама создаёт свой расход — не дублируйте.

Сводка, аналитика и Excel

Все деньги компании по месяцам: доходы, выплаты, расходы и прибыль. Деньги считаются по месяцу работы.

«Финансы → Сводка» открывается на текущем месяце. Над плитками — период: «За всё время», «Месяц» (‹ › — другой месяц) или «Сегодня».

1. Период.
2. Доходы, расходы и остаток (прибыль) за период.
3. «Ждём оплаты от клиентов» — выставленные неоплаченные фактуры и «Ещё без фактуры»; рядом — «К оплате поставщикам».
4. «Ожидают расчёта» — работы для фирм без фактуры: «Выставить фактуру» откроет её уже заполненной.

Как считается прибыль

Прибыль = оплаченные работы и фактуры − выплаты людям − расходы.

• Работа и её выплата относятся к месяцу, когда работа выполнена, даже если фирма заплатит позже. Пока не заплатила — сумма в «Ждём оплаты от клиентов».
• Работа в фактуре считается один раз — долей суммы фактуры.
• «Отложено на амортизацию» прибыль не уменьшает — это копилка на машины.

Аналитика

«Финансы → Аналитика»: выручка и прибыль по месяцам, услуги, клиенты, «Источники клиентов» (откуда узнали о вас), выработка людей.

Excel

Значок Excel в «Сводке»: выгрузка за выбранный период с листом «По месяцам» и листами выплат по каждому человеку. Её удобно отдать бухгалтеру.

Клиенты

База клиентов с историей заказов. Чаще всего карточки создаются сами — из заказов и заявок.

• Добавить — имя, телефон, почта, NIP, адрес, теги. Для фирм — срок оплаты фактур в днях.
• Импорт из Excel или CSV — перенесите старую базу за 10 минут.
• Поиск по имени, телефону, NIP и адресу.
• Карточка клиента — все его заказы, суммы и переписка в Telegram, если клиент подключился.
• Сам из заказа: если в заказе есть имя и телефон или почта, а такого клиента нет, MoneyPOD создаст карточку при сохранении.

Задачи и заметки

Поручения команде и личные заметки в одном месте.

• Вкладки: «Мои», «Команды», «Заметки», «Выполненные».
• Поручить задачу — кому, срок, приоритет, описание. Исполнитель получит её в Telegram и на телефон, сможет отметить «✅ Задача выполнена» прямо в боте.
• Без исполнителя — это личная заметка: её видит только автор, даже владелец не видит чужие заметки.
• Комментарии к задаче приходят автору и исполнителю.

Команда и доступы

Три роли: владелец видит всё, менеджер ведёт заказы и заявки, сотрудник видит только своё.

1. «Добавить сотрудника».
2. Карточки людей: роль, Telegram подключён или нет.
3. Вкладки «Сотрудники», «Роли», «Приглашения».

Три способа добавить человека

• «Только Telegram» — имя и телефон → код и ссылка для бота. Без почты и пароля. Для грузчиков и водителей.
• «С входом в приложение» — приглашение по почте или вход с паролем. Для менеджеров и тех, кто работает на сайте.
• «Карточка без доступа» — только имя и документы: без входа и без бота, но человека можно ставить в бригаду.

Роли

• Владелец — всё, включая деньги, выплаты и настройки.
• Менеджер — заказы, заявки, клиенты, распределение. Выплаты и чужие деньги не видит.
• Сотрудник — свои заказы и свой заработок. В тарифе такие места бесплатны.
• Свои роли и разделы для каждой — вкладка «Роли».

Витрина

Бесплатная страница компании: услуги, цены, контакты и кнопка заявки. Отправьте ссылку в Google, Facebook и на OLX.

1. «Витрина опубликована»: адрес страницы, «Копировать», «Открыть» и «Снять с публикации».
2. Разделы: публикация, дизайн и фото, каталог, приём заявок, тексты, языки PL · RU · EN.
3. Посмотреть витрину глазами клиента.

• Адрес — moneypod.pl/company/ваше-название. Есть свой сайт? «Свой сайт вместо витрины» (тариф Biznes) — ссылка на витрину откроет ваш сайт, а форма заявки останется.
• Каталог — те же услуги, что в «Настройки → Услуги и справочники». Без цены — «по договорённости». Почасовые услуги показываются как «60 zł/godz. · min. 2 godz.».
• Приём заявок (перевозки): калькулятор объёма — клиент отмечает вещи, видит м³ и примерную цену из ваших цен.
• Отзывы клиентов после заказа приходят на проверку: вы публикуете их в боте или в «Отзывы из Telegram». Отзыв клиента помечен «✓ Zweryfikowany klient».

Telegram для владельца и менеджеров

То же рабочее место в телефоне: заявки, заказы компании, новый заказ за минуту и сводка дня.

Подключите себя: «Настройки → Уведомления → Мой Telegram» → откройте бота по кнопке. Бот держит одно сообщение-меню и меняет его на месте — чат не засоряется.

🏢 Demo Transport · Владелец
Рабочее меню

[📥 Заявки · 2] [🗓 Заказы компании] [⚡ Новый заказ] [✅ Задачи] [📊 Сводка] [⚙️ Ещё]

• «📥 Заявки» — новые заявки клиентов и предложения сотрудников: принять или отклонить прямо в чате.
• «🗓 Заказы компании» — все заказы по дням: кто едет и где «⚠️ без бригады».
• «⚡ Новый заказ» — заказ по шагам: клиент, телефон, услуга, адреса, цена, бригада и водитель, дата и время.
• «⚙️ Ещё» — команда, подписка, «🗂 Отложенные» (заказы без даты — там же назначить дату), язык.
• Сообщения работников и клиентов приходят с кнопкой «↩️ Ответить».

Настройки

Пять разделов: компания, списки, уведомления, интерфейс, данные.

• Компания (владелец) — реквизиты и логотип для документов и сообщений клиентам, валюта, месячная цель, «Бонус за приведённый заказ, %».
• Услуги и справочники — услуги с описанием, ценой и цветным маркером, машины, чек-лист «Что нужно в заказе», категории расходов, этапы и статусы.
• Уведомления — «Мой Telegram», Telegram команды и рабочие группы, письма и SMS клиентам, напоминания, подписка на календарь (.ics) для Google или Apple Calendar, уведомления на телефон.
• Интерфейс — кнопки нижней панели телефона, язык, термины («Заказ» или «Работа»), свои поля заказа, «Дополнительные разделы меню».
• Данные и экспорт (владелец) — выгрузка и резервная копия.

Другие разделы

Журнал, тариф, документы, склад, приложение для Mac.

• Журнал — кто, что и когда изменил: заказы, деньги, настройки. Записи нельзя удалить или исправить. Владелец видит всё, менеджер — без зарплат.
• Тариф — текущий план, срок, места в команде, заявка на продление или смену тарифа.
• Документы — внутренние документы компании с версиями и правами доступа.
• Склад — расходники (плёнка, картон, чехлы) и их остатки.
• Приложение — MoneyPOD для Mac: уведомления, ⌘N и значок в Доке. Скачать — moneypod.pl/app.
• Конвейер и Планер — включаются в «Настройки → Интерфейс → Дополнительные разделы меню».

Частые вопросы

Короткие ответы на то, о чём спрашивают в первую неделю.

Сколько это стоит?

14 дней бесплатно на тарифе Firma. Потом Start, Firma или Biznes — оплата за компанию плюс за места тех, кто видит клиентов и деньги. Сотрудники, которые видят только свои заказы, бесплатны. Текущий план — в разделе «Тариф».

Нужен ли работникам компьютер?

Нет. Бригаде хватает Telegram: заказы, напоминания и заработок приходят в бот.

Почему заказ не попал в «Сводку»?

Деньги появляются только после «Закрыть заказ». Работа для фирмы по фактуре видна в «Ждём оплаты», пока фактура не оплачена.

Ошибся в сумме закрытого заказа.

«Сводка» → нажмите на работу → «Изменить расчёт».

Работник не получает сообщения.

Проверьте в «Команде», что Telegram подключён, и что работник не заблокировал бота. Ночью (22:00–07:00) бот молчит и присылает всё в 07:00.

Где мои данные и можно ли их забрать?

Серверы Google в ЕС, ежедневные резервные копии. Владелец в любой момент выгружает данные: «Настройки → Данные и экспорт» и Excel в «Сводке».

Как установить на телефон?

Страница moneypod.pl/app: iPhone, Android, Windows и Mac — по шагам.

Что-то работает не так.

Кнопка «Сообщить о проблеме» (жучок вверху или в «Меню»): опишите, что случилось, можно приложить скриншот. Мы читаем каждое сообщение.