Instrukcja MoneyPOD dla firm usługowych

Pierwszy dzień

Rejestracja, przykład, usługi, wizytówka i zespół — krok po kroku na stronie głównej.

1. Przykład. Na stronie głównej kliknij „Wypełnij przykładem”: klienci, zlecenia, zamknięte prace i wydatki. Zobacz, jak się łączą, potem „Usuń przykład”.
2. Usługi. „Ustawienia → Usługi i słowniki”: wystarczy nazwa, opis i cena — opcjonalnie. Kolorowy znacznik usługi barwi zlecenia w kalendarzu i dzieli wizytówkę na sekcje.
3. Wizytówka. „Wizytówka → Publikacja”: sprawdź adres i kontakty, włącz „Opublikowana”, wyślij link klientom.
4. Zespół. „Zespół → Dodaj pracownika”: z logowaniem na stronie albo „Tylko Telegram” (kod do bota).
5. Pierwsze zlecenie. „Kalendarz → Nowe zlecenie”, po pracy — „Zamknij zlecenie” z kwotą i wypłatami.

1. Karta przykładu i „Usuń przykład”.
2. Kafelki dnia: zlecenia, zgłoszenia, pieniądze.
3. Wyszukiwanie (⌘K lub Ctrl+K).
4. „Zgłoś problem”.

Jak zbudowany jest ekran

Na komputerze menu jest po lewej, na telefonie — pasek na dole. Sekcje są te same.

• Menu po lewej — wąski pasek ikon. Najedź myszą, a pojawi się nazwa. Przyciskiem na dole można przypiąć menu rozwinięte.
• Grupy: Praca (start, kalendarz, zgłoszenia, zadania, klienci), Pieniądze („Finanse”: podsumowanie, wydatki, faktury, wypłaty, analityka), Firma (wizytówka, flota, dokumenty, zespół, dziennik), System (ustawienia, plan).
• Telefon: na dole pięć przycisków — dwie sekcje, kalendarz w środku, jeszcze jedna sekcja i „Menu”. Które sekcje są na pasku, wybierasz w „Ustawienia → Interfejs”.
• Wyszukiwanie klientów, zleceń i zadań — ⌘K (Mac) lub Ctrl+K, na telefonie — w „Menu”.
• „?” obok nazwy sekcji — krótka podpowiedź, co tu robić, i link do tej instrukcji.

Zlecenia i kalendarz

Każde zlecenie to karta w kalendarzu: data, usługi, klient, wykonawcy. Pieniądze pojawiają się po zamknięciu.

1. „Nowe zlecenie”.
2. Kliknij dzień — po prawej jego zlecenia.
3. Karty zleceń dnia.
4. Zakładki kalendarza i „Wszystkie zlecenia”.

• Nowe zlecenie: data i godzina (albo „Odłożone zlecenie” bez daty), usługi, klient (wyszukiwanie po imieniu i telefonie), wykonawcy, adres, lista kontrolna, notatki.
• Wykonawcy dostają powiadomienie w Telegramie i na telefonie.
• Kolor zlecenia — znacznik usługi z „Ustawienia → Usługi i słowniki”.
• Po pracy — „Zamknij zlecenie”: kwota, wypłaty, sposób płatności (rozdział Zamknięcie zlecenia).

Zgłoszenia

Zgłoszenia klientów z wizytówki i propozycje pracowników — przyjąć albo odrzucić.

• Klient wybiera usługę na wizytówce i zostawia kontakt — zgłoszenie pojawia się w „Zgłoszenia”, w Telegramie i jako powiadomienie na telefon.
• „Przyjmij” tworzy zlecenie w kalendarzu; klient dostaje potwierdzenie (e-mailem lub SMS-em, jeśli są włączone).
• „Odrzuć” — klient dostanie uprzejmą odpowiedź, zgłoszenie zostanie w historii.
• Zakładka „Od pracowników” — co pracownicy zaproponowali z bota.

Ekipa w Telegramie

Pracownik nie potrzebuje komputera ani e-maila: zlecenia, przypomnienia, zarobki i kontakt z firmą — w bocie.

Połączenie

„Zespół → Dodaj pracownika → Tylko Telegram”: imię i telefon, „Odbierz kod”. Wyślij pracownikowi link lub kod — otwiera bota @moneypod_bot, a bot od razu pokazuje jego zlecenia. Język bota dopasowuje się do Telegrama: polski, ukraiński, rosyjski lub angielski.

Co widzi pracownik

🆕 Przypisano Ci zlecenie
📅 pt, 24 października · 09:00
📌 Przeprowadzka mieszkania
📍 ul. Puławska 12 → ul. Grochowska 300
👥 Taras, Sergiej (kier.) · 🚗 WX 1111A
📞 +48 600 100 200
Szczegóły — w „🧰 Moje zlecenia”.

[⚠️ Nie dam rady] [🧾 Otwórz zlecenie]

• „🧰 Moje zlecenia” — zlecenia według dni: godzina, adresy, trasa, auto, współpracownicy, notatki i lista „Co potrzebne na zleceniu”. Pieniędzy klienta pracownik nie widzi.
• „🔔 Plan na jutro” — wieczorem (18:00–21:00) jedna lista na jutro zamiast osobnych przypomnień.
• „⏰ Przypomnienie: za około godzinę” — przed zleceniem z podaną godziną.
• Zmiany przychodzą jako „🔄 Zlecenie zaktualizowane” z „Było → Jest”. W nocy (22:00–07:00) bot milczy i o 07:00 wysyła jedną wiadomość „🌅 Kiedy odpoczywałeś”. Anulowania i zlecenia przed 10:00 — od razu.
• „💰 Zarobki” — naliczono w miesiącu, wypłacono i „Pozostało do wypłaty”. Wypłata przychodzi wiadomością „💵 Wypłata 200 zł · za październik”.

„⚠️ Nie dam rady”

Przycisk jest w powiadomieniu, na karcie zlecenia i w przypomnieniu. Pracownik wybiera powód (nakładające się godziny, choroba, inny), a właściciel i menedżerowie dostają kartę „⚠️ Taras nie da rady…”. Nikt nie jest zdejmowany ze zlecenia automatycznie — decyduje menedżer; w „Przydziale” przy imieniu pojawi się „nie da rady”.

Wiadomości do firmy

Każdy tekst pracownika do bota („spóźnię się 20 minut”) trafia do właściciela i menedżerów jako „💬 Wiadomość od pracownika” z przyciskiem „↩️ Odpowiedz”. Odpowiedź przyjdzie pracownikowi w bocie.

Grupy robocze w Telegramie

Bot publikuje w Twojej grupie roboczej grafik na jutro — bez adresów, klientów i pieniędzy.

1. Dodaj bota @moneypod_bot do grupy swojej ekipy.
2. Napisz w grupie /connect — jako właściciel albo menedżer.
3. W „Ustawienia → Powiadomienia → Grupy robocze w Telegramie” wybierz godzinę wieczornej publikacji (domyślnie 19:00).

🗓 Plan na jutro · pt, 24 października
09:00 · Taras, Sergiej (kier.) — Przeprowadzka mieszkania · 🚗 WX 1111A
13:00 · Olga — Tragarze · ⚠️ nakładanie się
⚠️ bez ekipy — Wywóz śmieci

• Gdy grafik się zmieni, bot poprawia wiadomość na miejscu i dopisuje „🔄 Zaktualizowano o 17:40”.
• Wysłać teraz — /schedule w grupie, „📤 Grafik do grupy” w bocie („⚙️ Więcej”) albo „Wyślij teraz” na stronie.
• /disconnect — odłączyć grupę.

Zamknięcie zlecenia

Najważniejszy krok: dopiero po nim zlecenie trafia do przychodów, a ludziom nalicza się zarobek.

Karta zlecenia → „Zamknij zlecenie”.

1. Faktyczna wartość każdej usługi.
2. Wypłata dla każdego wykonawcy: kwota albo procent od zlecenia.
3. „+ Premia lub kara” do tego zlecenia.
4. Jak zapłacił klient: gotówka, karta, BLIK, przelew.

• Wypłata jest obowiązkowa dla każdego. Pracował za darmo — wpisz 0. Kogoś brakuje — „+ Dodaj wykonawcę”.
• Premia za przyprowadzone zlecenie. Jeśli zlecenie przyprowadził pracownik, pojawi się wiersz premii: potwierdź kwotę albo wpisz 0.
• Praca dla firmy (na fakturę) zamyka się bez ceny: pieniądze przyjdą z fakturą, zobacz Faktury.
• Pracownik dowiaduje się o naliczeniu w bocie: „✅ Zamknięte · naliczono 250 zł”.
• Po zamknięciu zostajesz na ekranie, a powiadomienie „Otwórz w podsumowaniu” prowadzi do wpisu.

Wypłaty

Kto ile zarobił w miesiącu, ile już dostał i ile zostało. Zarobek nalicza się przy zamknięciu zlecenia.

„Finanse → Wypłaty”. Na górze przełącznik miesiąca: od 1 do 10 dnia domyślnie otwiera się poprzedni miesiąc (czas się rozliczyć), potem — bieżący.

1. Miesiąc ‹ ›.
2. Sumy miesiąca: naliczono, wypłacono, zostało.
3. „Komu ile” — dla każdej osoby: prace, premie i kary, wypłacono, reszta.
4. Wypłata i pasek wynagrodzenia osoby za miesiąc.

Jak zaksięgować wypłatę

1. Wybierz osobę, wpisz kwotę (podpowiedź — cała reszta).
2. Sprawdź „Za który miesiąc”: do 10. dnia to poprzedni miesiąc, później — zaliczka za bieżący. Można zmienić.
3. „Potwierdź i zaksięguj wypłatę”. Pracownik dostanie w Telegramie „💵 Wypłata … · za październik”.

• Wypłata sama tworzy wydatek „Wypłata wynagrodzenia” — nie trzeba go dodawać drugi raz.
• Nadpłata albo druga wypłata za miesiąc — MoneyPOD ostrzeże, ale nie zabroni.
• Miesiąc wypłaty można poprawić później w historii wypłat.
• Premie i kary poza zleceniami (za miesiąc, za szkodę) — przycisk „Premie i kary”.
• Osoby o tym samym imieniu liczą się osobno, po koncie, a nie po imieniu.

Faktury

Dwie zakładki: „Wystawione” (Ty — klientowi) i „Otrzymane” (dostawca — Tobie). Widać, kto i kiedy ma zapłacić.

1. „Wystawione” i „Otrzymane”.
2. Status: „Opłacona”, „Czekamy na zapłatę do …”, „Po terminie N dni”.
3. Filtry i miesiąc.

Faktura za okres

Dla firm, które płacą raz w miesiącu: „Wystaw fakturę” → firma → okres. MoneyPOD pokaże zamknięte prace tej firmy i otwarte zlecenia z okresu — zaznacz potrzebne („Wybierz wszystkie realizacje z okresu”). Otwarte zlecenia zamkną się razem z fakturą; dla każdego pracownika MoneyPOD zapyta o wypłatę za zlecenie. Przyszłe zlecenia nie trafiają do faktury.

• Termin płatności — data faktury + termin klienta (domyślnie 14 dni).
• Płatność przyszła — „Oznacz jako opłaconą”. Dopiero wtedy faktura wchodzi do przychodu.
• Usunąć opłaconą fakturę MoneyPOD pozwoli tylko z potwierdzeniem.

Faktury otrzymane

Rachunki dostawców (paliwo, naprawa, najem) to wydatki z terminem płatności: „Wydatki → Faktura od dostawcy”. Nieopłacone widać w „Podsumowaniu” i na stronie głównej jako „Do zapłaty”.

Wydatki

Paliwo, myjnia, mandaty, naprawy — wszystko, na co firma wydaje. Dwadzieścia sekund na wydatek.

1. Kwota i data.
2. Kategoria. Własne kategorie — w „Ustawienia → Usługi i słowniki”.
3. „Faktura od dostawcy”: numer, VAT, termin płatności, opłacona czy nie.
4. Auto i zlecenie — wydatek pojawi się na karcie auta i w koszcie zlecenia.

• Zdjęcie paragonu lub PDF — „Dołącz zdjęcie lub PDF”.
• Lista wydatków — po prawej i w „Podsumowaniu”; kliknij, aby poprawić.
• Wypłata wynagrodzenia sama tworzy swój wydatek — nie dubluj.

Podsumowanie, analityka i Excel

Wszystkie pieniądze firmy według miesięcy: przychody, wypłaty, wydatki i zysk. Pieniądze liczą się według miesiąca pracy.

„Finanse → Podsumowanie” otwiera się na bieżącym miesiącu. Nad kafelkami — okres: „Cały okres”, „Miesiąc” (‹ › — inny miesiąc) albo „Dziś”.

1. Okres.
2. Przychody, wydatki i saldo (zysk) za okres.
3. „Czekamy na płatności od klientów” — wystawione nieopłacone faktury i „Jeszcze bez faktury”; obok — „Do zapłaty dostawcom”.
4. „Czeka na rozliczenie” — prace dla firm bez faktury: „Wystaw fakturę” otworzy ją już wypełnioną.

Jak liczy się zysk

Zysk = opłacone prace i faktury − wypłaty dla ludzi − wydatki.

• Praca i jej wypłata należą do miesiąca, w którym praca została wykonana, nawet jeśli firma zapłaci później. Dopóki nie zapłaci — kwota jest w „Czekamy na płatności od klientów”.
• Praca w fakturze liczy się raz — jako część kwoty faktury.
• „Odłożono na amortyzację” nie zmniejsza zysku — to skarbonka na auta.

Analityka

„Finanse → Analityka”: przychód i zysk według miesięcy, usługi, klienci, „Źródła klientów” (skąd się o Tobie dowiedzieli), wydajność ludzi.

Excel

Ikona Excela w „Podsumowaniu”: eksport za wybrany okres z arkuszem „Według miesięcy” i arkuszami wypłat dla każdej osoby. Wygodnie przekazać go księgowej.

Klienci

Baza klientów z historią zleceń. Najczęściej karty tworzą się same — ze zleceń i zgłoszeń.

• Dodaj — imię, telefon, e-mail, NIP, adres, tagi. Dla firm — termin płatności faktur w dniach.
• Import z Excela lub CSV — przenieś starą bazę w 10 minut.
• Wyszukiwanie po imieniu, telefonie, NIP i adresie.
• Karta klienta — wszystkie jego zlecenia, kwoty i rozmowa w Telegramie, jeśli klient się połączył.
• Sam ze zlecenia: jeśli w zleceniu jest imię i telefon lub e-mail, a takiego klienta nie ma, MoneyPOD utworzy kartę przy zapisie.

Zadania i notatki

Polecenia dla zespołu i prywatne notatki w jednym miejscu.

• Zakładki: „Moje”, „Zespołu”, „Notatki”, „Wykonane”.
• Zleć zadanie — komu, termin, priorytet, opis. Wykonawca dostanie je w Telegramie i na telefonie i może oznaczyć „✅ Zadanie ukończone” prosto w bocie.
• Bez wykonawcy — to prywatna notatka: widzi ją tylko autor, nawet właściciel nie widzi cudzych notatek.
• Komentarze do zadania trafiają do autora i wykonawcy.

Zespół i dostępy

Trzy role: właściciel widzi wszystko, menedżer prowadzi zlecenia i zgłoszenia, pracownik widzi tylko swoje.

1. „Dodaj pracownika”.
2. Karty osób: rola, Telegram połączony czy nie.
3. Zakładki „Pracownicy”, „Role”, „Zaproszenia”.

Trzy sposoby, by dodać osobę

• „Tylko Telegram” — imię i telefon → kod i link do bota. Bez e-maila i hasła. Dla tragarzy i kierowców.
• „Z logowaniem do aplikacji” — zaproszenie e-mailem albo logowanie hasłem. Dla menedżerów i osób pracujących na stronie.
• „Karta bez dostępu” — tylko imię i dokumenty: bez logowania i bez bota, ale osobę można dodać do ekipy.

Role

• Właściciel — wszystko, łącznie z pieniędzmi, wypłatami i ustawieniami.
• Menedżer — zlecenia, zgłoszenia, klienci, przydział. Wypłat i cudzych pieniędzy nie widzi.
• Pracownik — swoje zlecenia i swój zarobek. W planie takie miejsca są bezpłatne.
• Własne role i sekcje dla każdej — zakładka „Role”.

Wizytówka

Bezpłatna strona firmy: usługi, ceny, kontakty i przycisk zgłoszenia. Wyślij link do Google, Facebooka i na OLX.

1. „Wizytówka opublikowana”: adres strony, „Kopiuj”, „Otwórz” i „Wycofaj z publikacji”.
2. Sekcje: publikacja, wygląd i zdjęcia, katalog, przyjmowanie zgłoszeń, treści, języki PL · RU · EN.
3. Zobacz wizytówkę oczami klienta.

• Adres — moneypod.pl/company/nazwa-firmy. Masz własną stronę? „Własna strona zamiast wizytówki” (plan Biznes) — link do wizytówki otworzy Twoją stronę, a formularz zgłoszenia zostanie.
• Katalog — te same usługi co w „Ustawienia → Usługi i słowniki”. Bez ceny — „do uzgodnienia”. Usługi godzinowe pokazują się jako „60 zł/godz. · min. 2 godz.”.
• Przyjmowanie zgłoszeń (transport): kalkulator objętości — klient zaznacza rzeczy, widzi m³ i przybliżoną cenę z Twoich cen.
• Opinie klientów po zleceniu czekają na sprawdzenie: publikujesz je w bocie albo w „Opinie z Telegramu i ze strony statusu”. Opinia klienta ma oznaczenie „✓ Zweryfikowany klient”.

Telegram dla właściciela i menedżerów

To samo miejsce pracy w telefonie: zgłoszenia, zlecenia firmy, nowe zlecenie w minutę i podsumowanie dnia.

Połącz siebie: „Ustawienia → Powiadomienia → Mój Telegram” → otwórz bota przyciskiem. Bot trzyma jedną wiadomość-menu i zmienia ją na miejscu — czat się nie zaśmieca.

🏢 Demo Transport · Właściciel
Menu robocze

[📥 Zgłoszenia · 2] [🗓 Zlecenia firmy] [⚡ Nowe zlecenie] [✅ Zadania] [📊 Podsumowanie] [⚙️ Więcej]

• „📥 Zgłoszenia” — nowe zgłoszenia klientów i propozycje pracowników: przyjąć lub odrzucić prosto w czacie.
• „🗓 Zlecenia firmy” — wszystkie zlecenia według dni: kto jedzie i gdzie „⚠️ bez ekipy”.
• „⚡ Nowe zlecenie” — zlecenie krok po kroku: klient, telefon, usługa, adresy, cena, ekipa i kierowca, data i godzina.
• „⚙️ Więcej” — zespół, abonament, „🗂 Odłożone” (zlecenia bez daty — tam też ustawisz datę), język.
• Wiadomości pracowników i klientów przychodzą z przyciskiem „↩️ Odpowiedz”.

Ustawienia

Pięć sekcji: firma, listy, powiadomienia, interfejs, dane.

• Firma (właściciel) — dane firmy i logo do dokumentów i wiadomości dla klientów, waluta, cel miesięczny, „Premia za przyprowadzone zlecenie, %”.
• Usługi i słowniki — usługi z opisem, ceną i kolorowym znacznikiem, auta, lista „Co potrzebne na zleceniu”, kategorie wydatków, etapy i statusy.
• Powiadomienia — „Mój Telegram”, Telegram zespołu i grupy robocze, e-maile i SMS-y do klientów, przypomnienia, subskrypcja kalendarza (.ics) dla Google lub Apple Calendar, powiadomienia na telefon.
• Interfejs — przyciski dolnego paska telefonu, język, nazewnictwo („Zlecenie” albo „Praca”), własne pola zlecenia, „Dodatkowe sekcje menu”.
• Dane i eksport (właściciel) — eksport i kopia zapasowa.

Inne sekcje

Dziennik, plan, dokumenty, magazyn, aplikacja na Maca.

• Dziennik — kto, co i kiedy zmienił: zlecenia, pieniądze, ustawienia. Wpisów nie można usunąć ani poprawić. Właściciel widzi wszystko, menedżer — bez wynagrodzeń.
• Plan — bieżący plan, termin, miejsca w zespole, prośba o przedłużenie lub zmianę planu.
• Dokumenty — wewnętrzne dokumenty firmy z wersjami i uprawnieniami.
• Magazyn — materiały (folia, karton, pokrowce) i ich stany.
• Aplikacja — MoneyPOD na Maca: powiadomienia, ⌘N i licznik w Docku. Pobierz — moneypod.pl/app.
• Tablica etapów i Planer — włącza się w „Ustawienia → Interfejs → Dodatkowe sekcje menu”.

Częste pytania

Krótkie odpowiedzi na to, o co pytają w pierwszym tygodniu.

Ile to kosztuje?

14 dni za darmo w planie Firma. Potem Start, Firma albo Biznes — opłata za firmę plus za miejsca osób, które widzą klientów i pieniądze. Pracownicy, którzy widzą tylko swoje zlecenia, są bezpłatni. Bieżący plan — w sekcji „Plan”.

Czy pracownicy potrzebują komputera?

Nie. Ekipie wystarczy Telegram: zlecenia, przypomnienia i zarobki przychodzą do bota.

Dlaczego zlecenia nie ma w „Podsumowaniu”?

Pieniądze pojawiają się dopiero po „Zamknij zlecenie”. Praca dla firmy na fakturę jest widoczna w „Czekamy na zapłatę”, dopóki faktura nie zostanie opłacona.

Pomyliłem kwotę zamkniętego zlecenia.

„Podsumowanie” → kliknij pracę → „Zmień rozliczenie”.

Pracownik nie dostaje wiadomości.

Sprawdź w „Zespole”, czy Telegram jest połączony i czy pracownik nie zablokował bota. W nocy (22:00–07:00) bot milczy i wysyła wszystko o 07:00.

Gdzie są moje dane i czy mogę je zabrać?

Serwery Google w UE, codzienne kopie zapasowe. Właściciel w każdej chwili eksportuje dane: „Ustawienia → Dane i eksport” oraz Excel w „Podsumowaniu”.

Jak zainstalować na telefonie?

Strona moneypod.pl/app: iPhone, Android, Windows i Mac — krok po kroku.

Coś działa nie tak.

Przycisk „Zgłoś problem” (robaczek na górze lub w „Menu”): opisz, co się stało, możesz dołączyć zrzut ekranu. Czytamy każdą wiadomość.